3. Tipe File, Manajemen Data dan Tujuan Basis Data

Tipe File

a).File Induk (master File)
- file induk acuan (reference master file) : file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya file daftar gaji, file mata pelajaran.
- file induk dinamik (dynamic master file): file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya file induk data barang, yang setiap saat harus di up-date bila terjadi transaksi.
b). File Transaksi (transaction file) File ini bisa disebut file input; digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Misalnya file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan.
c). File Laporan (Report file) File ini bisa disebut output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
d) File Sejarah (history file) File ini bisa disebut file arsip (archival file), merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
e). File Pelindung (backup file) File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di dalam database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file database yang aktif mengalami kerusakan atau hilang.


Manajemen Data

Manajemen data adalah kegiatan yang memastikan bahwa data dan informasi yang dibutuhkan sudah akurat, relevan, lengkap dan tepat waktu. Kegiatan dalam manajemen data mencakup :
• Pengumpulan data, meliputi kegiatan pengumpulan dan pencatatan data ke dalam sebuah dokumen sumber (source document) yanng berfungsi sebagai input bagi sistem.
• Integritas dan pengujian, meliputi kegiatan pemeriksaan data untuk meyakinkan konsistensi dan akurasi data berdasarkan peraturan yang ada.
• Penyimpanan, menyimpan data pada media penyimpanan.
• Pemeliharaan, meliputi kegiatan penambahan data baru, perubahan data dan menghapus data.
• Keamanan, meliputi kegiatan menjaga data dari kehancuran, perubahan atau penyalahgunaan.
• Organisasi, adalah kegiatan mengorganisasikan dan menyusun data sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
• Pengambilan, adalah kegiatan untuk menyediakan data bagi pemakai.
Tujuan Basis Data.
• Kecepatan dan kemudahan dalam pemakaian (speed).
• Efisiensi ruang penyimpanan data (space).
• Meningkatkan akurasi dan konsistensi data (accuracy).
• Ketersediaan data (availability).
• Kelengkapan data (completeness).
• Menjaga keamanan dan kerahasiaan data (security & privacy).
• Data-data dapat digunakan oleh banyak pemakai (sharability).
• Menjaga investasi data.
• Penekanan biaya.
• Kemudahan dalam pengembangan data.
• Meningkatkan kemampuan dalam memanfaatkan data.
• Memperjelas sistem pengelolaan data.
• Fleksibilitas penggunaan.